Bentuk dan Jenis Surat ( Artikel Lengkap )

Bentuk dan Jenis Surat. Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi). Fungsi surat adalah sebagai berikut. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan, permohonan, buah pikiran, gagasan, Alat bukti tertulis, misalnya: surat perjanjian, Alat untuk mengingat, misalnya: surat yang diarsipkan, Bukti historis, misalnya: surat yang bersejarah, Pedoman kerja, misalnya: surat keputusan dan surat perintah. Adan beberapa format surat yang kita kenal saat ini.

Format Surat
Sebagai sarana tertulis, surat memiliki format penulisan, terutama surat resmi atau dinas. Dengan adanya format surat, penulisan surat menjadi teratur, bagian-bagian surat tidak ditulis sembarang melainkan ditempatkan sesuai ketentuan. Bentuk penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :

• bentuk lurus penuh (full block style)
• bentuk lurus (block style)
• bentuk lekuk (indented style)
• bentuk setengah lurus (semiblock style)
• bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph)

Bentuk setengah lurus atau semiblock style terdapat dua jenis, yaitu bentuk Indonesia lama (versi a) dan bentuk Indonesia baru (versi b). Berdasarkan pengamatan dalam pemakaian bentuk surat, surat-surat resmi Indonesia lama banyak menggunakan format versi a, sedangkan surat-surat resmi Indonesia baru menggunakan format versi b. Dalam kaitan dengan format surat, Pusat Bahasa dalam kegiatan surat-menyurat sehari-hari melazimkan format setengah lurus versi b. Dan, Pusat Bahasa menganjurkan kepada masyarakat, melalui penyuluhan bahasa Indonesia di berbagai instansi, penyuluhan bahasa Indonesia melalui telepon atau melalui surat, untuk menggunakan format setengah lurus b karena ini dianggap lebih efisien dan lebih menarik.

Bentuk-bentuk Surat dan Contohnya

Jenis-jenis Surat
1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pribadi. Isi surat berhubungan dengan urusan pribadi. Contohnya surat seorang anak kepada orang tuanya atau surat kepada teman. Ciri-ciri surat pribadi seperti berikut.

• Tidak menggunakan kop surat/kepala surat
• Tidak menggunakan nomor surat
• Salam pembuka dan penutup surat bervariasi
• Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat.
• Format surat bebas

Contoh Surat Pribadi

Surabaya, 25 April 2018

Putri Puspitasari

Di Yogyakarta

Putri temanku tercinta,

Aku ingin meminta maaf padamu Put atas sikapku yang mungkin keterlaluan waktu itu. Jujur, aku sangat menyesal sudah menuduhmu yang aneh-aneh. Setelah aku telusuri, memang aku yang salah Put. Saat itu, aku terbawa emosi dan tidak bisa berpikir secara jernih.

Aku menulis surat ini untuk meminta maaf sekaligus untuk memberikan penjelasan tentang apa yang sebenarnya terjadi. Saat itu, aku sedang berselisih paham dengan Fatiyah. Kamu tahu sendiri kan Put, kalau aku dan Fatiyah sudah bersahabat sangat lama semenjak kami masih duduk di bangku SMA.

Semenjak Fatiyah mulai ikut kelas tari, aku jarang berkomunikasi dengan dia. Dia sering menghabiskan waktu luangnya bersama kamu dan teman-teman kelas tari lainnya. Sebab hal itu, aku jadi sering sendirian dan mulai berpikir yang macam-macam. Bahkan, aku mulai berpikiran buruk tentangmu yang merebut sahabatku.

Tapi kini aku sadar dan aku juga sudah berbicara mengenai hal ini dengan Fatiyah. Ternyata kami hanya salah paham dan tidak terbuka antara satu sama lain. Dan memang aku yang egois. Aku tidak pernah bisa mendengarkan curahan hati Fatiyah tentang masalahnya, tapi aku selalu bercerita padanya tentang masalahku.

Sekali lagi, aku minta maaf karena marah padamu dan menyalahkanmu Put. Aku hanya sedih saja waktu itu. Aku harap kamu mau menerima permintaan maafku ini. Dan aku harap aku, kamu, dan Fatiyah bisa kembali menjadi teman lagi seperti dahulu. Aku minta maaf yang sebesar-besarnya ya Put kalau misalkan kamu tersakiti dengan kata-kataku.

Salam hangat,

Rina

2. Surat Resmi
Surat resmi ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi, baik yang ditulis dari perseorangan, instansi, lembaga, maupun organisasi. Contohnya: surat undangan, surat pemberitahuan, dan surat edaran. Ciri-ciri surat resmi, seperti berikut.

• Menggunakan kepala surat jika yang mengeluarkannya adalah lembaga atau organisasi
• Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
• Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim atau resmi, seperti: Assalamualikum, dengan hormat, hormat kami
• Menggunakan bahasa dengan ragam resmi atau baku
• Menggunakan cap/stempel jika berasal dari sebuah organisasi atau lembaga resmi
• Penulisan surat mengikuti format surat tertentu (tidak bebas)

3. Surat Dinas
Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti. Ciri-ciri surat dinas, seperti berikut.

• Menggunakan kop/kepala surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
• Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
• Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku atau resmi, seperti : dengan hormat, hormat kami
• Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
• Menggunakan cap/stempel instansi atau kantor pembuat surat
• Format surat tertentu.

Contoh Surat Dinas

PEMERINTAH KABUPATEN MALANG

KECAMATAN PAGAK

Jalan  Abd. Rojak No. 111 Telp. (0341) 311000

E-mail : pagak@malangkab.go.id – Website : http://www.pagak@malangkab.go.id KODE POS 666666

Pagak, 08 Maret 2018

K e p a d a
Yth. BAPAK BUPATI MALANG
di
K E P A N J E N

DAFTAR   P E N G A N T A R
Nomor : 045.2/ 073 / 35.07.02 / 2018

NO	JENIS SURAT YANG DIKIRIM	BANYAKNYA	KETERANGAN
1.	Bersama ini kami kirimkan Draf  Surat Keputusan Bupati Malang tentang Tim Penyusun Rencana Kerja pada Kecamatan Pagak Kabupaten Malang Tahun 2019	1 ( satu ) berkas	Disampaikan dengan hormat untuk diproses lebih lanjut.

CAMAT   PAGAK
 
HARI PRIYANTO
Pembina Tingkat I
NIP. 00000000 000000 0 000

Penggunaan Bahasa dalam Surat Sebagaimana yang telah dijelaskan di atas bahwa penggunaan bahasa di dalam surat bergantung pada jenis pemakaian surat dan tujuan surat. Untuk surat pribadi, penggunaan bahasa bersifat subjektif, bergantung pada keinginan si penulisnya dan kepada siapa surat ditujukan. Begitu pula dengan surat pribadi yang bersifat resmi seperti surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan cuti. Meskipun bersifat pribadi, tapi karena ditujukan kepada sebuah instansi atau perusahaan tentu penulis harus menggunakan bahasa yang resmi dan formal.

4. Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan dapat ditulis tangan atau diketik. Adakalanya suatu perusahaan atau instansi tertentu mensyaratkan secara khusus agar surat lamaran yang dikirimkan pelamar ditulis tangan atau diketik. Kalaupun surat lamaran pekerjaan akan ditulis tangan, tulisan tersebut hendaknya jelas, mudah dibaca, dan rapi. Surat yang ditulis seperti itu akan memudahkan orang yang membacanya.

Bagian surat lamaran pekerjaan sebagai berikut.

• Tempat dan tanggal penulisan surat
• Perihal
• Alamat surat
• Salam pembuka
• Pembuka surat
• Tujuan surat lamaran pekerjaan
• Identitas pelamar
• Penutup surat
• Tanda tangan dan nama jelas pelamar

Penulis surat lamaran surat lamaran hendaknya mematuhi rambu-rambu berikut ini.

• Jika ditulis tangan, tulislah sendiri di atas kertas bergaris dengan menggunakan kertas berkualitas baik.
• Jika diketik, gunakan kertas HVS dengan jarak pengetikan 1 spasi. Bersih, tidak boleh ada coretan, bekas hapusan, tip ex, dan koreksian. Sifatnya optimistis, artinya si pelamar akan mampu bekerja dengan baik.
• Sapaan yang digunakan dalam surat lamaran, yaitu “ibu” atau “bapak”, dan tidak disarankan menyapa dengan kata”Saudara”/”Anda”.

Selain itu, bahasa surat lamaran pekerjaan harus memenuhi aturan sebagai berikut.

• Bahasa yang digunakan sopan dan simpatik.
• Kalimat yang digunakan efektif dan komunikatif.
• Menggunakan bahasa yang baku dan ejaan yang tepat.
• Surat lamaran pekerjaan dapat dibuat setelah calon pelamar mendapat informasi adanya lowongan pekerjaan di perusahaan atau instansi tertentu. Informasi itu dapat diperoleh, baik melalui media massa atau media audio visual. Selain itu, ada juga surat lamaran pekerjaan yang dibuat atas inisiatif dari calon pelamar sendiri.

 Contoh Surat Lamaran Pekerjaan 

Kepada Yth.
HRD CIMB NIAGA FINANCE
Bandar Lampung
Surakarta, 15 November 2017
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : Lolita Santoso
Tempat & tanggal Lahir : Bandar Lampung, 10 Mei 1991
Alamat : Tanjung Karang, RT 01 RW 03 Bandar Lampung
No. HP : 085 768 207 239

Dengan ini mengajukan surat lamaran pekerjaan kepada Bapak / Ibu Pimpinan untuk diterima menjadi karyawan di perusahaan yang Bapak / Ibu Pimpin. Sebagai bahan pertimbangan bersama ini saya lampirkan :

• Fotocopy Ijazah Terakhir
• Daftar Riwayat Hidup
• Fotocopy SKCK
• Fotocopy KTP
• Pas Foto 4×6

Demikian untuk menjadikan periksa adanya, besar harapan saya untuk dapat diterima di Perusahaan ini. Atas perhatian dan terkabulnya permohonan ini saya ucapkan Terima kasih.

Hormat saya,
Lolita Santoso

Contoh Surat Lamaran Kerja Bagian Admin

Surakarta, 17 November 2017
Kepada. Yth. :
Pimpinan Toko Buku Nadia

Dengan hormat,
Sehubungan dengan informasi lowongan pekerjaan di internet yang saya peroleh bahwa TOKO BUKU NADIA membutuhkan karyawan sebagai ADMIN.

Yang bertandatangan di bawah ini, saya :

N a m a : Mikhaila
Tempat/Tgl. Lahir : Wonogiri, 18 Juni1990
Alamat
Asal : Dsn. Pagersari RT 03 RW 01 Desa Sempukerep, Kecamatan Sidoharjo, Kabupaten Wonogiri
Domisili : Kp. Sutogunan Jl. Pulanggeni I RT 06/IV, Kal.Tipes, Serengan Kota Surakarta
Pendidikan Terakhir : S1
Telepon : 0813 9125 4979

Mengajukan lamaran pekerjaan sebagai karyawan di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin.
Bersama ini saya lampirkan :

1. Fotocopy Ijazah Terakhir
2. Fotocopy Identitas Diri (KTP).
3. Curriculum Vitae
4. Fotocopy Certificate TOEP
5. Transkrip Nilai
6. Pas Foto Terbaru 4 x 6

Demikian surat lamaran permohonan pekerjaan yang saya ajukan. Besar harapan saya saya untuk dapat diterima sebagai karyawan diperusahaan yang Bapak/Ibu pimpin . Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Mikhaila

5. Surat Undangan
Undangan berasal dari kata dasar “undang” dan akhiran “an”. Undang berarti panggil. Mengundang berarti memanggil atau mempersilakan datang. Undangan adalah kata benda yang berarti orang yang dipanggil atau dipersilakan datang untuk hadir pada waktu, hari, tanggal, tempat yang sudah ditetapkan dalam undangan.

Surat undangan merupakan suatu penghormatan kepada orang yang diundang. Bentuk dan susunan surat undangan hendaknya disusun semenarik mungkin, jelas isinya dan dikirimkan tepat waktu agar yang diundang dapat mempersiapkan untuk memenuhi undangan tersebut. Dengan demikian, surat undangan adalah surat pemberitahuan akan adanya suatu acara/kegiatan pertemuan, upacara dengan harapan agar penerima undangan dapat hadir pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan.

1. Bagian-Bagian Surat Undangan (resmi)
a. Kepala Surat

• nama badan usaha,
• alamat badan usaha,
• nomor telepon,
• kotak pos,
• identitas lainnya,
• tanggal surat,
• nomor yang ditujukan/alamat dalam.

b. Isi Surat

• salam pembuka
• alasan,
• hari dan tanggal,
• waktu,
• tempat,
• acara.

c. Penutup/Kaki Surat

• nama badan usaha,
• jabatan,
• nama jelas

6. Surat Edaran
Perkataan “edaran” berasal dari kata dasar “edar ” yang berarti berputar atau berotasi. Surat edaran disebut juga sirkuler yang berarti surat tersebut dikirim kepada berbagai pihak yang bentuk dan isinya sama. Surat edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat/pegawai. Surat edaran ini berisi penjelasan mengenai sesuatu hal, misalnya kebijakan pimpinan, petunjuk mengenai tata cara pelaksanaan, atau suatu peraturan perundang-undangan.

Macam surat edaran:

• Surat edaran pemerintah, yaitu adanya pemberitahuan kepada seluruh rakyat Indonesia yang bersifat nasional. Misalnya:(1) edaran tentang perayaan hari besar nasional (2) edaran tentang sensus penduduk (3) edaran tentang Pemilu
• Surat edaran dari instansi pemerintah adalah pemberitahuan dan penjelasan tentang pelaksanaan peraturan di lingkungan instansi tersebut. Misalnya, Departemen Pendidikan dan Kebudayaanmembuat edaran tentang: (1) petunjuk kenaikan kelas (2) petunjuk UAS, penetapan waktu ujian serta penentuan pelaksanaan ujian dan petunjuk penilaian ujian serta petunjuk kelulusan ujian.
• Surat edaran dari perusahaan, terdiri atas :(1) Surat edaran khusus adalah surat pemberitahuan sesuatu yang ditujukan untuk satu lingkungan tertentu(2)Surat edaran umum adalah suratedaran untuk memperkenalkan jasa perusahaan dan hasil produk dari keseluruh lapisan masyarakat / khalayak.

Share this post